Unternehmenssicherheit und Teameffizienz mit dem Gruppenfunktion von AxCrypt!
Willkommen beim Gruppenfunktion Guide von AxCrypt. Erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Gruppen Hauptschlüssel Benutzergruppen erstellen und verwalten, Schlüsselgruppenrollen innerhalb Ihrer Teams zuweisen und den Dateizugriff innerhalb der Gruppen effektiv verwalten.
Was ist die Gruppenfunktion von AxCrypt?
Die Gruppenfunktion von AxCrypt wurde entwickelt, um die organisatorische Effizienz zu steigern, indem sie Unternehmen die Verwaltung von Benutzern über strukturierte Abteilungsgruppen erleichtert, wodurch Dateizugriffsbeschränkungen optimiert und ein granulares Schlüsselmanagement implementiert werden.
Warum die Gruppenfunktion von AxCrypt verwenden?
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen wie Finanzen, HR und IT vor. Die Gruppenfunktion von AxCrypt ermöglicht es Ihnen, für jede Abteilung unterschiedliche Gruppen zu erstellen, um sicherzustellen, dass nur die relevanten Teammitglieder Zugriff auf die erforderlichen Dokumente haben.
Zum Beispiel würden die Mitglieder des Finanzteams nur auf Finanzdokumente zugreifen, die Personalabteilung würde die Mitarbeiterdatensätze verwalten und die IT-Mitarbeiter würden sich um technische Daten kümmern. Diese Struktur wahrt die Vertraulichkeit der Daten und reduziert das Risiko eines unbefugten Zugriffs erheblich.
Die Gruppenfunktion von AxCrypt ermöglicht es Ihnen, spezifische Rollen innerhalb jeder Gruppe zuzuweisen, z. B. Administratoren oder reguläre Mitglieder, was bei der effektiven Verwaltung von Zugriff und Verantwortlichkeiten hilft. Für zusätzliche Sicherheit und Komfort ermöglicht die Gruppe Hauptschlüssel-Funktion Administratoren, verschlüsselte Dateien in allen Gruppen wiederherzustellen, ohne dass individuelle Passwörter erforderlich sind. Dies ist besonders nützlich bei Teamübergängen, beim Ausscheiden von Mitarbeitern oder bei Passwortproblemen, da es die Zugriffsverwaltung vereinfacht, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.
Wie funktioniert die Gruppenfunktion von AxCrypt ?
Die Gruppenfunktion von AxCrypt umfasst die folgenden Schlüsselaspekte:
Gruppenerstellung
Erstellen Sie ganz einfach Benutzergruppen innerhalb des Unternehmens, um den Zugriff verschiedener Abteilungen zu verwalten und die Datensicherheit zu optimieren.
Gruppenmanagement
Verwalten Sie Gruppenmitgliedschaften und Berechtigungen effizient, sodass Sie den Dateizugriff auf bestimmte Gruppen und Benutzer beschränken können.
Gruppen-Hauptschlüssel
Ermöglicht Hauptschlüssel-Besitzern und Gruppenadministratoren die Wiederherstellung gruppenspezifischer verschlüsselter Dateien, ohne dass individuelle Passwörter erforderlich sind, und gewährleistet so einen sicheren und bequemen Dateizugriff.
Rollenzuweisung
Weisen Sie den Gruppenmitgliedern unterschiedliche Rollen zu, um eine klare Hierarchie und Verantwortungsverteilung zu gewährleisten und das Teammanagement zu verbessern.
Sichere Gruppenfreigabe
Vereinfachen Sie den Prozess der gemeinsamen Nutzung verschlüsselter Dateien und Passwörter mit ganzen Teams und fördern Sie so die ganzheitliche Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Wahrung der Vertraulichkeit der Daten.
Wie verwende ich die Gruppenfunktion?
Erstellen einer Gruppe
Navigieren Sie zu Ihrer AxCrypt-ID: Melden Sie sich here als Business Admin mit Ihrer AxCrypt-ID an. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Gruppen" und klicken Sie auf das große "+" Symbol.
Gruppe erstellen: Geben Sie auf der Seite "Gruppe erstellen" den Gruppennamen und die Beschreibung ein und klicken Sie auf das "+" Symbol, um jedes Mitglied anhand seiner E-Mail-Adressen zur Liste hinzuzufügen. Wenn Sie einen Benutzer entfernen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "X" neben der entsprechenden E-Mail-Adresse. Ein Benutzer kann Teil mehrerer Gruppen sein.
Alternativ: Gruppen können auch erstellt werden, indem Sie auf die Seite "Benutzer" im Menü auf der linken Seite gehen. Stellen Sie sicher, dass keine Gruppe in der Dropdown-Liste ausgewählt ist. Wählen Sie nun einen oder mehrere Benutzer aus, klicken Sie dann auf "Aktionen" und wählen Sie "Zur Gruppe hinzufügen".
Gruppe speichern: Stellen Sie sicher, dass die Anzahl der hinzugefügten Mitglieder die verfügbaren Lizenzen nicht überschreitet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "SPEICHERN", um die Gruppe zu erstellen.
Verwalten von Gruppen
Gruppen anzeigen: Klicken Sie im Seitenmenü auf die Option "Gruppen", um alle erstellten Gruppen als Karten anzuzeigen.
Gruppen verwalten: Verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü auf der Gruppenkarte, um den Gruppennamen und die Beschreibung zu ändern, Benutzer hinzuzufügen und die Gruppe zu löschen.
Mitglieder hinzufügen: Klicken Sie auf die Gruppe, um zur Seite der Gruppe zu gelangen, und klicken Sie im Abschnitt "Benutzer verwalten" auf die Schaltfläche "Benutzer hinzufügen" auf der rechten Seite, um weitere Mitglieder per E-Mail hinzuzufügen. Sie können mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen, indem Sie eine Tabelle mit einer Liste von E-Mails im Dialogfeld "Benutzer hinzufügen" importieren.
Mitglieder entfernen: Klicken Sie auf die Gruppe, um zur Seite der Gruppe zu gelangen, und unter den Abschnitt "Manager-Benutzer". Wählen Sie unter dem Gruppennamen die Benutzer aus, die Sie entfernen möchten, indem Sie auf das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse eines Benutzers klicken, und klicken Sie dann oben auf die Schaltfläche "Aktionen", um die Option "Löschen" auszuwählen und die Entfernung zu bestätigen.
Lizenzen prüfen: Verwenden Sie auf der Seite "Benutzer" im Menü auf der linken Seite den Abschnitt "Benutzer verwalten", um alle Lizenzen anzuzeigen und zu verwalten.
Gruppenrollen und Gruppen-Hauptschlüssel
Rollen
Die Gruppenfunktion von AxCrypt umfasst ein robustes Rollenmanagementsystem, das die Effizienz steigern soll, indem Aufgaben und Berechtigungen in einer systematischen Hierarchie verteilt werden. Die Rollen in der Reihenfolge ihrer Autorität sind:
Kaufmännischer Administrator /
Hauptschlüssel-Besitzer
Besitzt die vollständige Kontrolle über das AxCrypt Business-Abonnement, z. B. die Verwaltung von Gruppen, Benutzern und mehr.
Gruppen-Admin
Gruppenadministratoren, die von den Business Admins zugewiesen werden, verwalten gruppenspezifische Aufgaben innerhalb der zugewiesenen Gruppen. Gruppenadministratoren können Mitglieder oder Administratoren mehrerer Gruppen sein.
Mitglied der Gruppe
Gruppenmitglieder, die auch als Standardbenutzer bezeichnet werden, können auf Dateien in den ihnen zugewiesenen Gruppen zugreifen und gemeinsam daran arbeiten.
Erlaubnis | Kaufmännischer Administrator / | Gruppen-Admin | Gruppenmitglied/Standardbenutzer |
| Erstellen und Verwalten von Gruppen | |||
| Hinzufügen und Verwalten von Benutzern | |||
| Aktualisieren von Benutzerrollen | |||
| Verwalten des Gruppenzugriffs | |||
| Verwalten des Hauptschlüssel-Zugriffs | |||
| Aktivieren/Deaktivieren des Benutzerdateizugriffs | |||
| Wählen Sie den Hauptschlüssel-Besitzer | |||
| Aktivieren/Deaktivieren des Hauptschlüssels |
Diese Struktur ermöglicht eine klare Delegation und Verwaltung von Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass sensible Informationen angemessen abgerufen und verwaltet werden, was eine sichere Zusammenarbeit und optimierte Abläufe ermöglicht.
Gruppe Hauptschlüssel
Der Gruppen-Hauptschlüssel ist ein zentrales Merkmal der Gruppenfunktionalität von AxCrypt, das entwickelt wurde, um die Sicherheit zu erhöhen und die Schlüsselverwaltung innerhalb einer Organisation zu rationalisieren.
Sichere Wiederherstellung
Der Gruppen-Hauptschlüssel ermöglicht es Gruppenadministratoren und dem Hauptschlüssel-Besitzer, verschlüsselte Dateien wiederherzustellen, die für ihre Gruppe spezifisch sind, ohne die individuellen Passwörter der Gruppenmitglieder zu benötigen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Daten auch dann zugänglich bleiben, wenn ein Mitglied das Mitglied verlässt oder sein Passwort vergisst.
Effizientes Schlüsselmanagement
Mit dem Gruppen-Hauptschlüssel behalten Business-Administratoren die Kontrolle über verschlüsselte Dateien und delegieren den Zugriff an Gruppenadministratoren. Dieses hierarchische Schlüsselverwaltungssystem steigert die Effizienz und sorgt dafür, dass die gemeinsame Nutzung von Schlüsseln sowohl sicher als auch handhabbar ist.
Rollenbasierter Zugriff
Die Gruppen-Hauptschlüssel-Funktionalität lässt sich nahtlos in die rollenbasierte Zugriffskontrolle von AxCrypt integrieren. Gruppenadministratoren können den Gruppen-Hauptschlüssel aktivieren oder deaktivieren und sind für die Verwaltung innerhalb ihrer jeweiligen Gruppen verantwortlich. Gruppenmitglieder müssen den Hauptschlüssel-Zugang genehmigen.
Verbesserte Sicherheit
Die Verwendung des Gruppenhauptschlüssels minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen, indem die Abhängigkeit von individuellen Passwörtern reduziert wird. Dieser zentralisierte Schlüsselverwaltungsansatz stellt sicher, dass nur autorisiertes Personal auf alle verschlüsselten Daten zugreifen kann, was die allgemeine Sicherheit und Compliance erhöht.
Schritte zum Verwalten von Gruppenrollen und Gruppen-Hauptschlüssel
Business Admins zuweisen
Klicken Sie auf Ihrer AxCrypt-ID-Seite im Menü auf der linken Seite auf die Seite "Benutzer" und scrollen Sie nach unten, um die Liste aller aktiven Benutzer des Abonnements anzuzeigen. Stellen Sie sicher, dass keine Gruppe ausgewählt ist.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Standardbenutzer" in der Spalte "Rollen" neben der E-Mail-Adresse des Benutzers und wählen Sie "Administrator". Dadurch wird die Rolle des Benutzers als Business Admin aktualisiert.
Um einen Benutzer als Business Admin zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Dropdown-Menü "Administrator" und wählen Sie "Standardbenutzer".
Zuweisen von Gruppenadministratoren
Klicken Sie auf Ihrer AxCrypt-ID-Seite auf die Seite "Benutzer" im Menü auf der linken Seite und scrollen Sie nach unten, um die Liste aller Benutzer des Abonnements zu sehen.
Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus der Dropdown-Liste für die Gruppenauswahl aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Standardbenutzer" in der Spalte "Rollen" neben der E-Mail-Adresse des Benutzers und wählen Sie "Administrator". Dadurch wird die Rolle des Benutzers als Gruppenadministrator aktualisiert.
Um einen Benutzer als Gruppenadministrator zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Dropdown-Menü "Administrator" und wählen Sie "Standardbenutzer".
Verwalten von Gruppenbenutzern
Klicken Sie auf Ihrer AxCrypt-ID-Seite im Menü auf der linken Seite auf die Seite "Benutzer" und scrollen Sie nach unten, um die Liste aller aktiven Benutzer des Abonnements anzuzeigen.
Wählen Sie den/die gewünschten Gruppenbenutzer aus und klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Aktion", um:
Löschen: Entfernt die ausgewählten Benutzer aus der Gruppe und entzieht ihnen den Zugriff auf alle freigegebenen Gruppendateien und -einstellungen.
Hauptschlüssel wiederherstellen: Stellt den Zugriff auf verschlüsselte Dateien wieder her, ohne dass individuelle Passwörter oder Schlüssel erforderlich sind, sodass Administratoren Dateien bei Bedarf entschlüsseln können.
Deaktivieren Sie den Hauptschlüssel-Zugriff: Verhindert, dass ausgewählte Benutzer aus der Gruppe Dateien entschlüsseln, die innerhalb der Gruppe freigegeben sind
Hauptschlüssel-Zugriff aktivieren: Ermöglicht ausgewählten Benutzern aus der Gruppe, Dateien zu entschlüsseln, die innerhalb der Gruppe freigegeben sind. Dateien, die vor der Aktivierung verschlüsselt wurden, sind mit dem Hauptschlüssel nicht zugänglich und müssen während der Aktivierung erneut verschlüsselt werden.
Zugriff deaktivieren: Beschränkt den Zugriff der ausgewählten Benutzer auf die Gruppe, wodurch ihre Berechtigungen zum Anzeigen oder Bearbeiten von Gruppendateien effektiv entfernt werden und auch nicht Teil einer Dateifreigabe sind.
Zugriff aktivieren: Stellt die Berechtigungen der ausgewählten Benutzer für den Zugriff auf und die Interaktion mit Dateien wieder her, die innerhalb der Gruppe freigegeben sind, und stellt ihre vorherigen Zugriffsebenen wieder her.
Für weitere Unterstützung und Hilfe wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns. Kontaktieren Sie den Support: support@axcrypt.net.
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Wie geht es weiter?
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