Företagssäkerhet och teameffektivitet med AxCrypts gruppfunktion!
Välkommen till AxCrypts guide för gruppfunktionen. Lär dig hur du skapar och hanterar användargrupper, tilldelar viktiga grupproller inom dina team och effektivt hanterar filåtkomst inom grupperna med hjälp av Grupphuvudnyckeln.
Vad är AxCrypts gruppfunktion?
AxCrypts gruppfunktion är utformad för att förbättra organisationens effektivitet genom att möjliggöra för företag att hantera användare via strukturerade avdelningsgrupper, vilket förenklar filåtkomstbegränsningar och implementerar detaljerad nyckelhantering.
Varför använda AxCrypts gruppfunktion?
Föreställ dig ett företag med flera avdelningar som ekonomi, HR och IT. AxCrypts gruppfunktion gör det möjligt att skapa separata grupper för varje avdelning, vilket säkerställer att endast relevanta teammedlemmar har tillgång till de nödvändiga dokumenten.
Till exempel skulle medlemmarna i ekonomiteamet endast ha tillgång till finansiella dokument, HR-personal skulle hantera personalregister, och IT-personal skulle hantera teknisk data. Denna struktur upprätthåller datakonfidentialitet och minskar avsevärt risken för obehörig åtkomst.
AxCrypts gruppfunktion gör det möjligt att tilldela specifika roller inom varje grupp, såsom administratörer eller vanliga medlemmar, vilket hjälper till att effektivt hantera åtkomst och ansvar. För ökad säkerhet och bekvämlighet möjliggör funktionen Grupphuvudnyckel att administratörer kan återställa krypterade filer i alla grupper utan att behöva veta individuella lösenord. Detta är särskilt användbart under teamövergångar, när anställda lämnar företaget eller vid lösenordsproblem, eftersom det förenklar åtkomsthanteringen utan att kompromissa med säkerheten.
Hur fungerar AxCrypts gruppfunktion ?
AxCrypts gruppfunktion inkluderar följande nyckelaspekter
Skapa grupp
Skapa enkelt användargrupper inom organisationen för att hantera olika avdelningars åtkomst och effektivisera datasäkerheten.
Grupphantering
Hantera effektivt gruppmedlemskap och behörigheter, vilket gör att du kan begränsa filåtkomst till specifika grupper och användare.
Grupphuvudnyckel
Möjliggör för huvudnyckelägarna och gruppadministratörerna att återställa gruppspecifika krypterade filer utan att behöva individuella lösenord, vilket säkerställer säker och bekväm filåtkomst.
Tilldelning av roller
Tilldela olika roller till gruppmedlemmar för en tydlig hierarki och ansvarsfördelning, vilket förbättrar teamhanteringen.
Säker Gruppdelning
Förenkla processen för att dela krypterade filer och lösenord med hela grupper, vilket främjar en helhetsinriktad samarbete samtidigt som datakonfidentialiteten upprätthålls.
Hur använder man gruppfunktionen?
Skapa en grupp
Navigera till ditt AxCrypt-ID: Logga in som företagsadministratör på ditt AxCrypt-ID här. Klicka på "Grupper" i menyn till vänster och klicka på den stora "+"-ikonen.
Skapa grupp: På sidan "Skapa grupp" anger du gruppnamnet och beskrivningen och klickar på "+"-ikonen för att lägga till varje medlem i listan med deras e-postadresser. Om du vill ta bort en användare klickar du på knappen "X" bredvid respektive e-postadress. En användare kan vara en del av flera grupper.
Alternativt: Grupper kan också skapas genom att gå till sidan "Användare" i menyn till vänster. Kontrollera att ingen grupp är markerad i listrutan. Välj nu en eller flera användare, klicka sedan på "Åtgärder" och välj "Lägg till i grupp".
Spara grupp: Se till att antalet tillagda medlemmar inte överstiger de tillgängliga licenserna. Klicka på knappen "SPARA" för att skapa gruppen.
Hantera grupper
Visa grupper: Klicka på alternativet "Grupper" i sidomenyn för att se alla skapade grupper som kort.
Hantera grupper: Använd menyn med tre punkter på gruppkortet för att ändra gruppnamnet och beskrivningen, lägga till användare och ta bort gruppen.
Lägg till medlemmar: Klicka på gruppen för att gå till gruppens sida, och under "Hantera användare" klickar du på knappen "Lägg till användare" till höger för att lägga till fler medlemmar via deras e-post. Du kan lägga till flera användare samtidigt genom att importera ett kalkylblad med en lista över e-postmeddelanden i dialogrutan för att lägga till användare.
Ta bort medlemmar: Klicka på gruppen för att gå till gruppens sida och under "Hantera användare". Under gruppnamnet väljer du de användare som du vill ta bort genom att klicka på kryssrutan bredvid en användares e-postadress och klickar sedan på knappen "Åtgärder" ovan för att välja alternativet "Ta bort" och bekräfta borttagningen.
Kontrollera licenser: Under "Användare" i menyn till vänster, klicka på "Hantera användare" för att visa och hantera alla licenser.
Grupproller och Grupphuvudnyckel
Roller
AxCrypts gruppfunktion inkluderar ett robust rollhanteringssystem som är utformat för att öka effektiviteten genom att fördela uppgifter och privilegier i en systematisk hierarki. Roller, i ordning efter auktoritet, är:
Företagsadministratör /
Huvudnyckelägare
Har fullständig kontroll över AxCrypt Business-prenumerationen, inklusive hantering av grupper, användare och mer.
Gruppadministratör
Tilldelade av företagsadministratörerna hanterar gruppadministratörer gruppspecifika uppgifter inom de tilldelade grupperna. Gruppadministratörer kan vara medlemmar eller administratörer i flera grupper.
Gruppmedlem
Gruppmedlemmar, även kända som standardanvändare, kan få åtkomst till och samarbeta om filer inom sina tilldelade grupper.
Tillstånd | Företagsadministratör / | Gruppadministratör | Gruppmedlem/ Standardanvändare |
| Skapa och hantera grupper | |||
| Lägg till och hantera användare | |||
| Uppdatera användarroller | |||
| Hantera gruppåtkomst | |||
| Hantera åtkomst till huvudnyckel | |||
| Aktivera/ Inaktivera användarfilåtkomst | |||
| Välj huvudnyckelägare | |||
| Aktivera/Inaktivera Huvudnyckel |
Denna struktur möjliggör en tydlig delegering och hantering av ansvar, vilket säkerställer att känslig information hanteras och nås på ett korrekt sätt. Detta underlättar säker samverkan och effektiviserar verksamheten.
Grupp Huvudnyckel
Grupphuvudnyckeln är en central funktion i AxCrypts gruppfunktionalitet, utformad för att förbättra säkerheten och förenkla nyckelhanteringen inom en organisation.
Säker återställning
Grupphuvudnyckeln gör det möjligt för gruppadministratörer och ägaren av huvudnyckeln att återställa krypterade filer som är specifika för deras grupp utan att behöva de individuella lösenorden från gruppmedlemmarna. Detta säkerställer att viktig data förblir tillgänglig även om en medlem lämnar gruppen eller glömmer sitt lösenord.
Effektiv Nyckelhantering
Med Grupphuvudnyckeln kan företagsadministratörer behålla kontrollen över krypterade filer samtidigt som de delegerar åtkomst till gruppadministratörer. Detta hierarkiska nyckelhanteringssystem ökar effektiviteten och säkerställer att nyckeldelning är både säker och hanterbar.
Rollbaserad åtkomst
Funktionen Grupphuvudnyckel integreras sömlöst med AxCrypts rollbaserade åtkomstkontroll. Gruppadministratörer kan aktivera eller inaktivera Grupphuvudnyckeln och ansvarar för att hantera den inom sina respektive grupper. Gruppmedlemmar måste godkänna åtkomst till huvudnyckeln.
Förbättrad säkerhet
Användningen av Grupphuvudnyckeln minimerar risken för dataintrång genom att minska beroendet av individuella lösenord. Denna centraliserade nyckelhanteringsmetod säkerställer att all krypterad data endast kan nås av behörig personal, vilket ökar den övergripande säkerheten och efterlevnaden.
Steg för att Hantera Grupproller och Grupphuvudnyckel
Tilldela företagsadministratörer
På din AxCrypt ID-sida, klicka på “Användare” i menyn till vänster och scrolla ner för att se listan över alla aktiva användare av prenumerationen. Se till att ingen grupp är vald.
Klicka på “Standardanvändare” under kolumnen “Roller” bredvid användarens e-postadress och välj “Administratör.” Detta kommer att uppdatera användarens roll till Företagsadministratör.
För att ta bort en användare som företagsadministratör, klicka på “Administratör” igen och välj “Standardanvändare.”
Tilldela gruppadministratörer
På din AxCrypt ID-sida, klicka på “Användare” i menyn till vänster och scrolla ner för att se listan över alla användare av prenumerationen.
Välj önskad grupp från rullgardinsmenyn för gruppval.
Klicka på rullgardinsmenyn “Standardanvändare” under kolumnen “Roller” bredvid användarens e-postadress och välj “Administratör.” Detta kommer att uppdatera användarens roll till gruppadministratör.
För att ta bort en användare som gruppadministratör, klicka på rullgardinsmenyn “Administratör” igen och välj “Standardanvändare.”
Hantera gruppanvändare
På din AxCrypt ID-sida, klicka på “Användare” i menyn till vänster och scrolla ner för att se listan över alla aktiva användare av prenumerationen.
Välj de önskade gruppanvändarna och klicka på knappen “Åtgärd” längst upp för att:⬤
Ta bort: Ta bort de valda användarna från gruppen, vilket återkallar deras åtkomst till alla delade gruppfiler och inställningar.
Återställ Huvudnyckel: Återställer åtkomst till krypterade filer utan att behöva individuella lösenord eller nycklar, vilket gör att administratörer kan dekryptera filer efter behov.
Inaktivera åtkomst till Huvudnyckel: Förhindrar valda användare från gruppen att dekryptera filer som delas inom gruppen
Aktivera åtkomst till Huvudnyckel: Tillåter utvalda användare från gruppen att dekryptera filer som delas inom gruppen. Filer som krypterades innan aktiveringen kommer inte att vara tillgängliga med huvudnyckeln och kräver omkryptering under aktiveringsprocessen.⬤
Inaktivera åtkomst: Begränsar de valda användarna från att få tillgång till gruppen, vilket effektivt tar bort deras behörigheter att visa eller redigera gruppfiler och hindrar dem från att vara delaktiga i fil delning.
Aktivera åtkomst: Återställer de valda användarnas behörigheter för att komma åt och interagera med filer som delas inom gruppen, och återställer deras tidigare åtkomstnivåer.
Om du behöver ytterligare support och hjälp är du välkommen att kontakta oss via e-post. Kontakta supporten: support@axcrypt.net.
Du kan också begära en företagsdemo för att få en liveöversikt och lära dig mer om våra tjänster och lösningar.
Vad kommer Härnäst?
Om du vill hantera fakturering, fakturor och licenser kan du ta en titt på vår konfigurationsguide för företag
-
Om du vill veta mer om andra AxCrypt-produkter kan du läsa fler AxCrypt-guider: AxCrypt Guides
-
Kolla in våra abonnemang och priser för att jämföra och välj det abonnemang som passar just dig bäst: AxCrypt Pris Plan | Lättanvänd och prisvärd krypteringsprogramvara.
-
Vill du fördjupa dig i bästa praxis för kryptering? Kolla in vår blogg: Bloggar om lättanvända 128-bitars och 256-bitars krypteringsverktyg (axcrypt.net)
Ladda ner våra appar för att komma igång
